INTERVJU med Travel Clearing - Integrerar Copilot i det dagliga arbetet

AI är inte längre något som ligger långt fram i tiden. Hos Travel Clearing är Microsoft Copilot redan en naturlig del av arbetsdagen. Genom att ge alla medarbetare tillgång till verktyget vill företaget bygga kunskap, skapa trygghet och hitta nya smarta arbetssätt – både internt och i mötet med kunderna.

Vi har träffat Ricardo Bergvall, CISO och informationssäkerhetschef, och Andreas Andersson, KAM inom försäljning, för att prata om hur de använder Copilot, hur Travel Clearing arbetar med strategi och säkerhet samt vilka fördelar de ser med verktyget.

Från betalningslösningar till smartare arbetsflöden

Travel Clearing är ett svenskt fintechbolag som sedan 2002 utvecklar betalnings- och informationslösningar för affärsresebranschen. Företaget kopplar samman företag, resebyråer, hotell och andra reseleverantörer i effektiva och säkra flöden för bokningsinformation, betalningar, fakturering och avstämning. Genom att automatisera komplexa processer bidrar Travel Clearing till enklare administration, bättre kontroll och en smidigare affärsresa.

Digitalisering har länge varit en viktig del av verksamheten. Med automatiska flöden, smartare processer och ett tydligt fokus på effektivisering vill Travel Clearing minska manuellt arbete och skapa mer värde för både kunder och medarbetare.

– Vi jobbar mycket med automatiska flöden och vill effektivisera både för våra kunder och internt. AI och automatisering är en viktig del av den utvecklingen, berättar Ricardo Bergvall, Informationssäkerhetschef på Travel Clearing.

Copilot till alla – för att bygga kunskap från grunden

När Travel Clearing valde att införa Microsoft Copilot gjordes satsningen brett. Efter en inledande period med en mindre testgrupp fick samtliga medarbetare tillgång till verktyget. Tanken var tydlig: AI blir en allt större del av arbetslivet, och alla behöver få möjlighet att förstå, testa och lära sig hur verktygen kan användas på ett tryggt och meningsfullt sätt.

– Copilot är en bra början för att förstå grunden och sedan kunna gå vidare med exempelvis agenter. Eftersom vi redan arbetar i Microsoft 365, där våra dokument, e-post, möten och samarbetsytor finns, blev det ett naturligt steg för oss, säger Ricardo.

Införandet har skett stegvis. Först började några administrativa roller använda Copilot, och därefter har fler medarbetare kommit igång. Resan har inte varit helt rak, berättar Ricardo, men erfarenheten visar att nyfikenhet, korta utbildningsinsatser och delning av tips mellan kollegor gör stor skillnad.

– Man lär sig efter hand, men man behöver också arbeta aktivt med Copilot och kommunicera med verktyget för att förstå hur man får riktigt bra resultat.

En smartare vardag för säljrollen

För Andreas Andersson, säljande KAM på Travel Clearing, har Copilot blivit ett stöd i många delar av arbetsdagen. Han använder verktyget för att skriva och bearbeta texter, ta fram statistik, sammanställa information och förbereda sig inför kundmöten.

– Är jag på kontoret använder jag Copilot väldigt mycket. Det hjälper mig bland annat med texter, kundstatistik och att sammanställa information. Vi arbetar också mycket med avtalshantering, där nya och gamla avtal behöver jämföras, säger Andreas.

Särskilt värdefullt är stödet när stora mängder information snabbt behöver brytas ner till något överskådligt och användbart. Andreas beskriver statistik och säljrapporter som ett område där Copilot verkligen gör skillnad.

– Att ta fram statistik är ett av de områden där Copilot gör störst skillnad för mig. En av AI:s största styrkor är att den kan bearbeta stora datamängder, bryta ner dem och snabbt ge relevant information tillbaka.

Copilot används också för att göra kommunikationen enklare och mer träffsäker. När Andreas skriver mejl tar han ofta hjälp med formuleringar, men justerar alltid texten så att den känns personlig och anpassad till mottagaren.

– Copilot förenklar många uppgifter. Framför allt hjälper det mig att få ett enklare språk och förstå information mer verksamhetsnära, till exempel i dokument och avtal.

Omvärldsbevakning med hjälp av Copilot

Förutom det dagliga säljarbetet använder Andreas Copilot för att hålla sig uppdaterad om vad som händer i branschen. Han använder återkommande promptar för att varje måndag skapa tre nyhetssammanställningar om aktuella händelser på den europeiska och nordiska marknaden.

– Det är fantastiskt hur snabbt och enkelt det går att få den typen av sammanställningar. Jag får veta vad som är aktuellt och hur det kan påverka oss. Innan helgen brukar jag även be Copilot sammanfatta vad jag behöver göra kommande vecka.

Säkerhet och ansvar som en självklar del

När AI används brett i en organisation blir säkerhet och ansvarsfull användning avgörande. För Travel Clearing var Microsofts plattform ett viktigt skäl till att välja Copilot. Företaget har dessutom etablerat riktlinjer för AI-användning som tydliggör vilka verktyg som är godkända och hur de får användas.

– Vi behövde tydliga regler att hålla oss till. Policyn gör det enklare för användarna och hjälper oss att erbjuda bra AI-verktyg inom tydliga ramar, samtidigt som vi minskar risken för användning av osanktionerade AI-tjänster, säger Ricardo.

AI som stärker kreativitet, kompetens och utveckling

Framåt ser Travel Clearing stor potential i att använda AI ännu mer i både arbetsflöden, produktutveckling och framtida tjänster. Copilot ses som ett sätt att förstärka medarbetarnas kreativitet, kompetens och kapacitet.

– Copilot gör att vi kan förstärka vår kreativitet, våra arbetsflöden och vår kompetens. Det blir en förlängning av din roll i verksamheten. På sikt kommer vi att se mer AI i våra produkter, och Copilot ger oss erfarenhet och förståelse som hjälper oss framåt.

DH Solutions som stöd på AI-resan

Travel Clearing har sedan tidigare ett samarbete med DH Solutions kring Microsoft-licenser och IT-miljö. När företaget började utforska AI och Copilot blev seminarier och webbinarier från DH Solutions ett uppskattat stöd på vägen.

– DH Solutions seminarier bidrog till att vi kom igång med AI och Copilot. De har gett oss både kunskap och en tydlig väg in i användningen av verktyget. Vi uppskattar även möjligheten att delta i aktiviteter som DH Golfen och julluncherna, berättar Ricardo.

Ju mer Travel Clearing använder Copilot, desto tydligare blir nyttan. Verktyget utvecklas snabbt, och för företaget handlar satsningen inte bara om att spara tid – utan om att skapa nya möjligheter, stärka kompetensen och bygga en mer AI-mogen organisation.

Vill du veta mer om hur Microsoft Copilot kan stärka din verksamhet? Läs mer i artikeln i från vårt nyhetsbrev eller kontakta oss så berättar vi gärna mer!