Nyhet: Microsoft 365 Copilot – AI som förenklar arbetsdagen

AI har snabbt gått från något vi testar till ett verktyg som kan skapa konkret nytta i arbetsvardagen. Med Microsoft 365 Copilot flyttar AI in i de verktyg många redan använder varje dag, som Word, Excel, Outlook, PowerPoint och Teams.

Men vad kan Copilot egentligen göra, vilken licens behövs och var finns den största affärsnyttan?

Vad är Microsoft 365 Copilot?

Enkelt uttryckt är Copilot en AI-baserad digital assistent som arbetar tillsammans med dig.

Med den fulla Microsoft 365 Copilot-licensen kan AI kombineras med information som du har behörighet till i företagets Microsoft 365-miljö, exempelvis dokument, e-post, möten, chattar och kalenderinformation.

Det gör det möjligt att till exempel fråga:

”Sammanfatta vad som har hänt i projektet den senaste veckan och vilka frågor jag behöver följa upp.”

Copilot kan då använda relevant information som du redan har tillgång till för att skapa en sammanställning.

Copilot i arbetsdagen

Det verkligt intressanta är inte bara att Copilot kan skriva text, utan att AI kan användas direkt i det dagliga arbetet:

Outlook – sammanfatta långa mejltrådar och få hjälp att formulera och förbättra mejl.

Teams – sammanfatta möten, transkribera och identifiera viktiga diskussionspunkter, beslut och aktiviteter.

Word – skapa utkast, avtal, offerter, få hjälp med policys, sammanfatta dokument och anpassa texter efter olika målgrupper.

Excel – analysera information, identifiera mönster, få hjälp med att skapa tabeller, skriv direkt i chatten istället för att själv behöva göra olika formler, skapa visuella diagram på siffror för att enklare visualisera och förstå siffrorna.

PowerPoint – skapa och förbättra presentationer och omvandla befintligt material till presentationsunderlag.

OneNote – sammanfatta, strukturera och arbeta vidare med anteckningar.

Det är ofta summan av många små tidsbesparingar under arbetsdagen som skapar den stora effekten.

Nästa steg – Copilot-agenter

En spännande del av Microsofts AI-satsning är agenter. En agent kan beskrivas som en AI-assistent som byggs för ett mer specifikt syfte och kan använda utvalda kunskapskällor, instruktioner och verktyg för att hjälpa till med en viss uppgift eller process.

Det kan till exempel vara en agent som hjälper medarbetare att hitta svar i interna rutiner och dokument, en agent som stöttar säljare med produkt- och kundinformation eller en agent som hjälper till att hantera och automatisera delar av en återkommande arbetsprocess.

Skillnaden kan förenklat beskrivas så här: Copilot hjälper dig i ditt arbete – en agent kan byggas för att hjälpa till med ett specifikt arbete eller en process.

Med verktyg som Copilot Studio kan företag dessutom skapa och anpassa egna agenter utifrån verksamhetens behov. Det öppnar för att gå från generell AI-hjälp till mer verksamhetsanpassade lösningar.

Copilot Chat eller Microsoft 365 Copilot?

Här är det lätt att blanda ihop begreppen.

Microsoft Copilot Chat ingår i flera berättigade Microsoft 365-abonnemang och ger tillgång till en säker AI-chatt för arbetet. Det är ett bra sätt att börja använda AI i organisationen.

Med en Microsoft 365 Copilot-licens blir Copilot betydligt mer integrerad i Microsoft 365 och kan arbeta med information som användaren har behörighet till, exempelvis mejl, möten, chattar och dokument.

Enkelt uttryckt: Copilot Chat är en bra start – Microsoft 365 Copilot blir intressant när AI ska bli en integrerad del av arbetsdagen.

Vilken licens behövs?

Copilot Chat finns tillgängligt med flera berättigade Microsoft 365-licenser, bland annat Microsoft 365 Business Basic, Business Standard och Business Premium, samt flera Enterprise- och Office 365-planer.

För den fulla Microsoft 365 Copilot-upplevelsen krävs en Microsoft 365 Copilot-tilläggslicens tillsammans med en berättigad grundlicens.

För agenter kan licensiering och kostnadsmodell variera beroende på hur agenten är byggd, vilka funktioner den använder och om Copilot Studio används. Därför är det viktigt att se över både behov och licensiering innan man börjar bygga mer avancerade lösningar.

Hur är det med säkerheten?

Copilot arbetar inom Microsoft 365 befintliga säkerhets- och behörighetsmodell. En användare får alltså inte automatiskt tillgång till information som personen saknar behörighet till.

Det gör samtidigt ordning på behörigheter och information extra viktigt. Om gamla dokument, SharePoint-mappar eller Teams-ytor är tillgängliga för fler personer än avsett kan Copilot göra informationen enklare att hitta.

En genomgång av säkerhet, behörigheter och informationsstruktur är därför en viktig del av ett genomtänkt Copilot-införande.

Finns det något man bör tänka på?

Copilot är ett kraftfullt hjälpmedel, men inte ett facit. AI kan misstolka information eller ge svar som innehåller fel, vilket innebär att viktiga uppgifter fortfarande behöver granskas av användaren.

Det krävs också mer än att bara köpa licenser. För att få verklig effekt behöver medarbetarna förstå när och hur Copilot ska användas och vilka arbetsmoment som lämpar sig bäst för AI.

Licenskostnaden är ytterligare en faktor. Alla medarbetare behöver inte nödvändigtvis samma Copilot-nivå från start.

Börja där nyttan är störst

I stället för att börja med tekniken rekommenderar vi att börja med verksamheten:

Var lägger era medarbetare mycket tid idag – och vilka av dessa arbetsuppgifter skulle AI kunna förenkla?

Det kan handla om möten, mejl, dokumentation, presentationer, rapportering, analys eller att hitta information. Nästa steg kan vara att identifiera återkommande processer där en verksamhetsanpassad agent kan göra ännu större skillnad.

Genom att börja med tydliga användningsområden, utbilda användarna och följa upp resultatet blir det enklare att se var Copilot faktiskt sparar tid, ökar produktiviteten och skapar affärsnytta.

Nyfiken på vad Microsoft 365 Copilot och AI-agenter kan göra för er verksamhet?

På DH Solutions hjälper vi er att se över Microsoft 365-miljön, licenser, säkerhet och behörigheter och identifiera var Copilot och agenter kan skapa störst nytta. Målet är inte AI för AI skull – utan en enklare och effektivare arbetsdag.

Vill du se mer av möjligheterna med Microsoft Copilot så anmäl dig till vårt nästa webbinar den 22 oktober. Läs mer och anmälan

Tveka inte att kontakta oss – vi berättar gärna mer och visar hur ni enkelt kommer igång!