Redan för flera decennier började det pratas om det papperslösa kontoret… Mycket har hänt sedan dess och mycket har vi lyckats digitalisera och undvika att ha på ett papper, men lagar och regler har inte riktigt hängt med. Fram till nu.

I somras kom ett par efterlängtade förändringar av Bokföringslagen som nu ger oss möjlighet att ta ett stort kliv från pappershögar, pärmar och arkiv till att lagra all räkenskapsinformation strukturerat och ordnat i våra moderna affärssystem.

Vad innebär förändringarna i Bokföringslagen?
Det är ju ingen nyhet att Bokföringslagen länge har känts ganska föråldrad och med det tungrodd i vissa avseende, inte minst i hantering och arkivering av räkenskapsinformation. Tänk så många pärmar fyllda med räkenskapsunderlag och verifikat det finns sparat som med tiden bleknar och blir oläsbart? Dessutom på ett enda ställe utan någon särskild backup eller liknande…

Från och med den 1 juli 2024 så har vi fått en förändring av Bokföringslagen. Förändringarna innebär fortfarande att underlag skall sparas och arkiveras på ett betryggande och säkert sätt. Dock finns nu inget krav på att behålla underlaget i den form som det ursprungligen mottogs på, utan det går utmärkt att skanna eller fotografera underlaget och lagra detta ordnat och säkert i digital form.

Vad är då fördelarna med att digitalisera räkenskapsinformationen till bokföringen? Vi ser ju en mängd goda fördelar. Bland annat får du:

– Bättre ordning och struktur på underlagen
– Alltid tillgång till underlagen som verifikatet avser direkt från systemet
– Mycket smidigare och säkrare arkivering och backup

Hur länge måste räkenskapsinformation lagras och arkiveras?
Grundregeln har alltid varit att bokföring och räkenskapsinformation skall lagras och arkiveras i minst 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Före förändringarna den 1 juli 2024 var det tvunget att bevara original i pappersform minst 3 år och sedan möjlighet att slutförvara i digital form i minst 7 år totalt.

Numera gäller enbart reglerna om att arkivera bokföring och räkenskapsinformation i minst 7 år eftersom kravet på att behålla pappersoriginal försvinner. 

Vilka möjligheter finns det med affärssystemet Pyramid?
I Pyramid har vi länge haft stora möjligheter till arkivering av underlag. Dock har lagen motarbetat oss lite, fram till idag. Lösningarna och förutsättningarna finns dock redan idag i ert affärssystem!

Det senaste tillskottet bland funktionerna är verifikatunderlag som kan kopplas till verifikaten med god överblick över vilka verifikat som också saknar ett underlag. Väldigt smidigt för att ha koll och få ordning på sin redovisning.

– Leverantörsfakturaarkiv
– Kundfakturaarkiv
– Verifikatunderlagsarkiv
– Övrig lagring av avstämningsunderlag och annan räkenskapsinformation

Vill du veta mer och få hjälp att strukturera och få digital ordning på räkenskapsinformation i Pyramid? Tveka inte att höra av dig till våra verksamhetskonsulter som hjälper till med detta!

Mer info om Pyramid